Verbeteren door terug te kijken: de retrospective

“Those that fail to learn from history are doomed to repeat it.”

Vrijdagochtend, normaal beginnen we met een stand-up, maar dit keer stond er een ‘retro’ op de planning. Voor mij al bekend vanuit mijn opleiding. Hierbij komen we als ontwikkelteam bij elkaar en beantwoorden we de volgende vraag over afgelopen twee weken: ‘Wat ging er goed en wat kon er beter?’
Het bevalt goed om met het team de tijd te nemen om problemen van meerdere kanten te bekijken en stil te staan bij alles wat er goed en minder goed gaat en dat ook te uiten naar elkaar toe.

De meeste teamleden hadden voordat de meeting begon al een idee wat ze wilden zeggen, waardoor het rondje vrij snel ging. Nadat belangrijke positieve- en verbeterpunten besproken waren, werden de punten inclusief acties samengevat en gedocumenteerd. Na 20 minuten gingen we door met het refinen van de ontwikkelpunten voor de komende weken, zodat we zo snel mogelijk weer verder konden ontwikkelen. 
Om de twee weken werd er een retrospective meeting georganiseerd en kwamen er een aantal nieuwe punten naar boven, maar de meetings leken wel veel op elkaar. Herkenbaar?

jem-id heeft mij een aantal maanden terug de mogelijkheid gegeven om een cursus te volgen om de retrospectives waardevoller te maken. Benieuwd wat ik heb geleerd en hoe wij dit toepassen? 

Hoe kun je een retrospective waardevoller maken? 
Het eerste wat er binnen ons team veranderde, is dat één persoon de verantwoordelijkheid heeft genomen om de retrospectives voor te bereiden, in dit geval was ik dat zelf. Het is belangrijk dat iemand hiervoor aangewezen wordt, zodat de retro’s periodiek georganiseerd worden en actiepunten goed worden opgepakt. 

Hoe kun je een retrospective het beste voorbereiden?
Het voorbereiden van retrospectives hoeft niet lang te duren! Het is vooral belangrijk dat je een vast moment pakt. Tip: Let er op dat dit moment op het begin van de dag is. Als je bijvoorbeeld pas om 10:00 uur een retrospective wilt houden, dan is de kans groot dat je teamleden al begonnen zijn met werkzaamheden en hier liever niet uitgesleept worden.

Welk onderwerp kies ik voor de retrospective?
Naast een goed moment om de retrospective uit te voeren is het onderwerp belangrijk. Tijdens de cursus leerden we dat je retrospectives op veel verschillende manieren kan toepassen; het hoeft niet altijd over de afgelopen twee weken te gaan. Een voorbeeld hiervan is om een keer te kijken naar het product zelf, doelstellingen of communicatie met andere teams. Dit zorgt onder anderen voor variatie in de retrospectives. Vraag of teamleden bepaalde onderwerpen willen benoemen tijdens een retrospective. Merk je dat er ruimte is om een keer wat nieuws te proberen? Sla je slag! 

Welke oefening kan ik het beste gebruiken voor de retrospective?
Als ik een onderwerp gekozen heb, dan ga ik opzoek naar een bijpassende oefening die het team kan helpen met het bedenken van dingen die goed gaan of juist in de weg staan. Als ik een oefening heb gevonden, dan maak ik deze duidelijk voor mijzelf en mijn team door de oefening uit te typen. Vaak kunnen oefeningen op verschillende manieren geïnterpreteerd worden. Ik vind het belangrijk dat iedereen begrijpt wat er met de oefening bedoeld wordt en wat er verwacht wordt. Vaak staan er wat vragen bij de oefeningen om jezelf aan het denken te zetten. Als ik merk dat bepaalde vragen op verschillende manieren geïnterpreteerd kunnen worden, probeer ik wat voorbeelden te vinden of verzinnen.

Voorbeeld van de Zeilboot oefening (Bron: miro.com)

Hoe krijg je meer structuur in retrospectives?
Tijdens de cursus hebben wij ook geleerd hoe de structuur van een retrospective eruit moet zien. Ik heb geprobeerd deze structuur ook toe te passen bij onze retrospectives en daar vielen mij een paar dingen op. Ten eerste merkte ik op dat mijn team het belangrijk vindt om, voordat de retrospective start, tijd te hebben om de vragen van de oefening te beantwoorden. Dit had eigenlijk twee voordelen voor ons; het verkortte de duur van de retrospective en het zorgde voor beter uitgedachte antwoorden. Ten tweede vinden wij het belangrijk dat iedereen de kans krijgt om te zeggen wat hij/zij wilt. Tot slot vindt het team het belangrijk dat de retrospective niet te lang duurt.

Maak actiepunten van de retrospective SMART. 
Last but not least, acties! Als iemand een punt benoemt waaruit we een actiepunt kunnen definiëren, dan noteren we deze. Aan het eind van de oefening gaan we door de actiepunten heen en koppelen we er, waar nodig, één persoon aan. Wij zorgen dat er niet meer dan vijf á zes acties zijn. Dit gaat bij ons vrijwel automatisch, omdat wij om de week een retrospective doen. Andere teams die dit wat minder frequent doen, hebben soms een te grote actielijst, waardoor het overzicht soms verloren raakt en dat werkt niet erg motiverend. De acties nemen we vervolgens kort door in de week dat wij geen retrospective hebben, zodat iedereen op de hoogte is van de status.

Tips om jouw retrospectives waardevol te maken:
- Geef één persoon de verantwoordelijkheid; dit kan je rouleren.
- Zorg voor een vast moment, het liefst eens in de twee weken, zo vroeg mogelijk op de dag.
- Kies een oefening die past bij het onderwerp en leg deze uit (tip: www.miro.com en www.funretrospectives.com)
- Pas de structuur aan naar de wensen van je team.
- Zorg voor een beperkt aantal acties en breng deze tussendoor onder de aandacht.