Blog

Software implementaties en de impact op een organisatie

Auteur
Gepost op 12 mei 2022
door Berry van Zijp

Het eerste kwartaal van dit jaar hebben we met JEM-id een aantal organisaties als nieuwe GreenCommerce gebruiker mogen verwelkomen. Deze implementaties hebben zeker impact gehad op de organisaties, maar ze zijn allemaal soepel verlopen. Omdat een implementatietraject vrij pittig kan zijn, delen we deze in overleg met de klant op in fases waardoor het zowel voor de klant als voor ons ‘behapbaar’ blijft. Hierbij valt of staat alles met een goede voorbereiding en communicatie, waardoor je beiden minder snel voor verrassingen komt te staan.


Selectie vóór start

De GreenCommerce implementaties starten we na een uitgebreide inventarisatie en voorbereiding. Officieel begint het traject al bij de voorselectie. Met softwarepakket GreenCommerce focussen we ons voornamelijk op AGF spelers zoals exporteurs, importeurs, verpakkers, logistiek dienstverleners, telersverenigingen en handelsorganisaties. Vanuit JEM-id wordt er al vanaf het moment van kennismaken gekeken of er een match is en een vervolgtraject gestart kan worden. Aangezien je als organisaties een langdurige relatie aangaat met elkaar, zijn we hier vooraf altijd open en eerlijk in. Vervolgens wordt er gekeken welke oplossing het beste bij het bedrijf past. Voor kleinere bedrijven zonder eigen loods kan dit als voorbeeld alleen het basispakket zijn dat volledig in de cloud draait. In een ander geval heeft een organisatie meer nodig en wordt het een uitgebreidere on-premise variant met aanvullende functionaliteiten zoals een WMS, keur applicatie of multicompany als meerdere BV’s van toepassing zijn.


Standaardisatie en training nodig 

Binnen JEM-id werken momenteel ruim 60 medewerkers in teams aan software oplossingen voor organisaties die actief zijn in de AGF en sierteelt sector, waaronder een team implementatie specialisten vaak bij klanten over de vloer komen. Dagelijkse processen veranderen met de komst van een nieuw systeem meestal niet, maar een goede implementatie levert de organisatie veel meer inzicht op waarmee ze haar processen verder kunnen optimaliseren. Het is bij de ingebruikname van een nieuw systeem van groot belang dat er organisatiebreed draagvlak is. We willen graag bereiken dat iedere medewerker begrijpt hoe zijn/haar registraties bijdragen aan inzichten en directe en toekomstige procesoptimalisaties. Onze implementaties gaan dan ook vaak gepaard met veel persoonlijke aandacht en intensieve trainingen op elk niveau binnen de organisatie. 


Succesvolle livegang door intensieve trainingen

Één van de klanten die het eerste kwartaal van dit jaar live is gegaan was vooraf wel wat sceptisch, met zelfs wat slapeloze nachten vlak voor livegang. Gelukkig heeft hij het achteraf als positief ervaren, mede omdat er een professioneel team tijdens livegang continue aanwezig is geweest ter ondersteuning. Vanuit JEM-id hadden we uiteraard het volste vertrouwen dat de livegang zou slagen. Bij livegang zag je dat de vooraf opgedane kennis en ervaring uit de trainingssessies direct tot uiting kwam. Tijdens de trainingen kunnen gebruikers zelf direct in GreenCommerce werken en krijgen zij hier gelijk het juiste gevoel bij. Momenteel werkt het bedrijf dagelijks met de software en staat ons support team klaar voor verdere vragen en ondersteuning. De klant is tevreden over het ‘eindresultaat’, hoewel we dit natuurlijk niet zo mogen noemen. Als organisaties blijven we met elkaar altijd verder innoveren en zijn dus nooit echt ‘klaar’ met nieuwe ontwikkelingen.

''Onze implementaties gaan gepaard met veel persoonlijke aandacht en intensieve trainingen op elk niveau binnen de organisatie.''

Sectorkennis en trends 

Kennis binnen de sector is erg belangrijk voor JEM-id. Nieuwe trends en regelgeving en verschuivingen in de markt houden we samen met onze klanten nauwlettend in de gaten. We merken dat dit in ons voordeel werkt. Meerdere collega’s hebben eerder in de tuinbouw of elders in de sector gewerkt en daardoor deze specifieke wereld goed leren kennen. De opgedane kennis en ervaring en het inmiddels opgebouwde netwerk kan binnen JEM-id dagelijks gebruikt worden. We weten vaak snel wat er speelt, wat klanten belangrijk vinden en ook welke uitdagingen er zijn, of toekomstig kunnen komen. Naast de implementaties van GreenCommerce is het voor medewerkers ook interessant om in complexere vraagstukken te duiken. Denk als voorbeeld aan het bedenken van oplossingen rondom de Brexit en bijkomende uitdagingen rondom digitalisering van douanezaken, BTW verwerking en invoerrechten. We gaan graag met de klant om tafel en komen gezamenlijk tot een werkende (tijdbesparende) oplossing waar ze écht blij van worden.